Запрос с группировкой. Использование групповых операций в запросах Суммирование данных из нескольких групп с помощью перекрестного запроса

Назначение групповых операций

Групповые операции позволяют выделить группы записей с одинаковыми значениями в указанных полях и использовать для этих групп одну из ста­тистических функций.

В Access предусматривается девять статистических функций:

• sum - сумма значений некоторого поля для группы;
• Avg - среднее от всех значений поля в группе;
• мах, Min - максимальное, минимальное значение поля в группе;
• count - число значений поля в группе без учета пустых значений;
• StDev - среднеквадратичное отклонение от среднего значения поля в группе;
• var - дисперсия значений поля в группе;
• First и Last - значение поля из первой или последней записи в группе.

Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи для каждой группы.

Порядок создания запроса с использованием групповых операций

Для создания запроса с использованием групповых операций формируется запрос на выборку. В бланк запроса включаются поля, по которым надо | произвести группировку, и поля, по которым надо произвести статистические вычисления.

Выполняется команда Вид|Групповые операции (View|Totals) или на панели инструментов конструктора запросов нажимается кнопка Групповые операции (Totals). Можно также нажать правую кнопку мыши и выбрать в контекстном меню Групповая операция (Total) (курсор мыши должен быть уста-1новлен в бланке запроса). В бланке запроса появляется строка Групповая Операция (Total), в которой для всех полей записано группировка (Group By).

Для того чтобы выполнить вычисления в группе по некоторому полю, нужно заменить в нем слово группировка (croup By) на статистическую функцию. Выбрать необходимую функцию можно через раскрывающийся в поле список.

Рассмотрим конструирование запроса с групповой операцией на примере таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН.

Запрос с функцией Sum

Определим, какое суммарное количество каждого из товаров должно быть Обставлено покупателям по договорам. Все данные о запланированном к Доставке количестве товара указаны в таблице ПОСТАВКА_ПЛАН.

Создадим запрос на выборку для таблицы ПОСТАВКА_ПЛАН. Из списка таблицы перетащим в бланк запроса поле код_тов - код товара. Это поле создадим для дальнейшей группировки по нему. Перетащим в бланк запроса поле кол_пост, по которому будет вычисляться функция sum для подсчета суммарного количества конкретного товара, заказанного во всех договорах.

Нажмем кнопку Групповые операции (Totals). Заменим слово группировка

(croup By) в столбце кол_пост на функцию Sum. Для этого вызовем список и выберем эту функцию. Бланк запроса примет вид, показанный на рис. 4.13.

В поле код_тов отображается не код товара, сохраняемый в таблице ПОСТАВКА_ПЛАН, а его наименование. Это определяется тем, что в таблице для поля код_тов построен список на основе таблицы товар. Если в вашей базе данных поле код_тов не преобразовано в поле со списком, как показано в главе 3, в таблице запроса будет отображаться код товара.

Подпись поляSum - КОЛ_ПОСТ можно заменить наЗаказано товаров . Дляввода этой подписи перейдем в режим конструктора, в бланке запроса установим курсор мыши на поле кол_пост и нажмем правую кнопку. В контекстном меню выберем Свойства (Properties). В окне Свойства поля (Field Properties) наберем в строке Подпись (Caption) - заказано товаров.

Таблица результата после доработки запроса показана на рис. 4А5.

Рис. 4.15. Таблица результата с измененной подписью поля

Сохраним запрос-выборку под именем "Заказано товаров".

Запрос с функцией Count

Определим, сколько раз отгружался товар по каждому из договоров. Факт отгрузки фиксируется документом "Накладная".

Создадим запрос на выборку на основе таблицы накладная. Из списка таблицы накладная перетащим в бланк запроса поле ном_дог - номер договора. По этому полю должна производиться группировка. По сути, смысл задачи сводится к подсчету в таблице числа строк с одинаковым номером договора, поэтому неважно, по какому полю будет вычисляться функция count. Перетащим в бланк запроса любое поле, например, опять ном_дог.

Нажмем кнопку Групповые операции (Totals). Заменим слово группировка (Group By) в одном из столбцов с именем ном_дог на функцию count. Бланк запроса примет вид, показанный на рис. 4.20.

Сохраним запрос под именем "Число отгрузок по договорам". Результат выполнения запроса показан на рис. 4.21.

Запросы позволяют не только выбирать записи из таблиц Access, но и вычислять различные статистические параметры. Например, можно подсчитать суммарное количество контактов и вывести даты первого и последнего контакта с каждым из людей, включенных в таблицу Контакты. Чтобы построить такой запрос в режиме конструктора, выполните следующие действия.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы .

2. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора .

3. В открывшемся окне диалога (рис. 17.6) выделите строку Контакты.

4. Щелчком на кнопке Добавить добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.

5. Выделите пункт Список и снова щелкните на кнопке Добавить .

6. Щелчком на кнопке Закрыть закройте окно диалога . Списки полей двух таблиц, соединенные линией связи, появятся в окне конструктора.

7. Щелкните на кнопке Групповые операции панели инструментов. В бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция , позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Рис. 17.6 . Добавление таблицы

8. Перетащите поле Фамилия в ячейку Поле первого столбца конструктора.

9. В ту же ячейку второго столбца перетащите поле Имя таблицы Контакты.

10. В третий, четвертый и пятый столбцы бланка запроса перетащите поле Дата таблицы Список (рис. 17.7).

11. В раскрывающемся списке ячейки Групповая операция третьего столб ца бланка запроса выберите пункт Min .

12. В той же ячейке четвертого столбца выберите пункт Мах .

13. В пятом столбце задайте групповую операцию Count. Групповые операции построенного запроса обработают все записи таблицы Список, соответствующие конкретному человеку из таблицы Контакты, и вместо самих данных таблицы Список выведут в соответствующее поле результата запроса только значение величины, вычисляемой по определенной формуле. Доступные групповые операции перечислены в табл. 17.1.

ТАБЛИЦА 17.1 . Групповые операции

Примечание Поскольку в пятом поле запроса вычисляется количество записей, в ячейку Поле этого столбца можно поместить любое поле таблицы Список.

14. Щелкните на кнопке Вид , чтобы выполнить запрос. Появится таблица с пятью столбцами. Два первых столбца содержат фамилии и имена людей. По ним выполняется группировка, то есть расчет значений остальных полей запроса выполняется для записей таблицы Список, сопоставляемых с одним человеком. Как уже говорилось выше, соответствие контакта таблицы Список и человека из таблицы Контакты определяется полями Код_Контакты, с помощью которых осуществляется связь этих двух таблиц. Третий и четвертый столбцы запроса выводят соответственно дату первого (функция Min) и последнего (функция Мах) контакта с данным человеком. Пятый столбец содержит количество записей в таблице Список (функция Count), соответствующих. данному человеку, то есть число контактов с ним. Единственный недостаток построенного запроса - это непонятные имена столбцов. Давайте скорректируем их.

15. Щелчком на кнопке Вид вернитесь в конструктор запроса.

16. В ячейке Поле третьего столбца замените имя Дата на текст Дата первого контакта: Дата. Правая часть этого выражения, расположенная правее двоеточия, по-прежнему задает имя поля, а левая определяет название столбца результата запроса. Таким образом, любому столбцу запроса можно назначить произвольное имя.

17. В ячейке Поле четвертого столбца введите Дата последнего контакта: Дата.

18. В первой строке пятого столбца бланка запроса введите Число контактов: Дата.

Примечание К сожалению, подобный прием не подходит для смены названия поля, значение которого не вычисляется, а передается из таблицы. То есть таким способом не удастся переименовать поле Имя.

19. Снова щелкните на кнопке Вид .

20. Закройте запрос.

21. Для сохранения изменений структуры щелкните на кнопке Да .

22. В окне диалога Сохранение введите имя Итоговый запрос и щелкните на кнопке ОК .

6.1. Вычисляемые поля.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений.

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access.

6.4. Итоговые запросы.

6.5. Перекрестные запросы.

Очень часто при формировании набора записей требуется произвести вычисления над данными (определить возраст сотрудника, стоимость заказа, процент от продаж, выделить часть номенклатурного кода и т. п., т. е. вывести информацию, которая не хранится в базе данных) или выполнить определенные операции по непосредственной обработке отбираемых данных.

В QBE СУБД MS Access такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции.

6.1. Вычисляемые поля

Вычисляемое поле представляет собой выражение, состоящее из операторов (арифметических, сравнения, логических, конкатенации) и операндов. В качестве операндов могут быть использованы константы, встроенные или определенные пользователем функции и идентификаторы, например

Стоимость: Товары! Цена * Количество * (1-Скидка)

КоличествоМужчин: Sum(IIf(Пол = "м"; 1; 0))

ФИО: Фамилия &" "& Left(Имя;1) &". "& Left(Отчество;1) &"."

Стоимость, КоличествоМужчин и ФИО являются именами вычисляемых полей и отображаются в режиме таблицы в заголовке столбца, символ двоеточие исполняет роль разделителя между именем вычисляемого поля и выражением.

Если имя таблицы или поля содержит пробелы, то его идентификатор обязан в выражении заключаться в квадратные скобки, например

Стоимость: Цена*[Количество товара]

Вычисляемое поле создается прямо в бланке QBE путем внесения выражения в ячейку Поле любого свободного столбца. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных.

Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для построения сложных выражений в СУБД MS Access входит утилита, называемая Построитель выражений.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений

Построитель выражений можно запустить щелкнув по клавише Построить на панели инструментов Конструктор запросов или выбрав в контекстном меню поля бланка запроса QBE команду меню Построить… .

Рис.6.2. Диалоговое окно Построителя выражений
со сформированным выражением

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access

СУБД MS Access содержит более 100 встроенных функций (рис.6.3), которые можно использовать при формировании вычисляемого поля или при задании условия отбора.

Продолжение таблицы 6.1

6.3. Итоговые запросы

При анализе данных очень часто интересуют не отдельные записи, а итоговые значения по группам данных, например:

Количество сделок с Партнерами за определенный промежуток времени;

Средний объем продаж по каждому месяцу за предыдущий год.

Ответы на такие вопросы дает итоговый запрос.

Для вычисления итоговых значений необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов , чтобы в бланке QBE появилась строка Групповая операция (после имени таблицы).

По умолчанию для каждого поля, занесенного в бланк запроса, устанавливается значение Группировка (итоги не подводятся).

Для подведения итогов необходимо заменить установку Группировка на конкретную итоговую функцию. В СУБД MS Access предусмотрено 9 функций (табл. 6.2), обеспечивающих выполнение групповых операций.

Таблица 6.2

Групповая операция имеется установка Выражение . Данная установка применяется, когда в выражении (строка Поле ) используется несколько итоговых функций.

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Условие . Данная установка применяется, когда в строке Условие отбора записано условие выборки, но данные столбца (поля) не должны участвовать в групповой операции.

Для решения более сложных статистических задач в СУБД MS Access предусмотрен специальный тип запроса – перекрестный запросов.

6.4. Перекрестные запросы

Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса, в котором отражаются результаты статистических расчетов по значению одного поля таблицы.

Для построения перекрестного запроса достаточно трех полей базового источника. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы (рис.6.4). По повторяющимся значениям другого поля формируются названия заголовков столбцов итоговой (сводной) таблицы. Результаты статистической обработки по третьему полю отображаются в ячейках сводной таблицы (область значений). Пример перекрестного запроса в режиме конструктора представлен на рис.6.5, а результаты выполнения запроса на рис. 6.6.

В области заголовков строк допускается размещение нескольких полей, в то время как в других областях может размещаться только по одному полю.

В перекрестном запросе допускается указание условий отбора. Сортировка может проводиться только по полям, размещенным в области заголовков строк.

Рис.6.4. Макет перекрестной таблицы

Рис.6.5. Сформированный перекрестный запрос в QBE

Рис.6.6. Результат выполнения запроса в режиме Таблицы

В данной статье описано использование агрегатной функции для суммирования данных в результатах запроса. В ней также кратко описывается использование других агрегатных функций, например COUNT и AVG , для подсчета или вычисления средних значений в результирующем наборе записей. Кроме того, в этой статье рассматривается использование строки итогов - возможности Access, позволяющий суммировать данные без изменения структуры запросов.

Выберите нужное действие

Общее представление о способах суммирования данных

Просуммировать числовой столбец в запросе можно с помощью агрегатной функции. Агрегатные функции выполняют вычисления со столбцами данных и возвращают единственное значение. В Access существует множество агрегатных функций, включая Sum , Count , Avg (для вычисления среднего значения), Min и Max . Суммирование данных производится путем добавления в запрос функции Sum , подсчет данных - путем использования функции Count и т. д.

Кроме того, в Access предусмотрено несколько способов добавления функции Sum и других агрегатных функций в запрос. Вы можете:

Открыть запрос в режиме таблицы и добавить строку итогов. Строка итогов - возможность Access, позволяющая использовать агрегатные функции в одном или нескольких столбцах в результатах запроса без необходимости изменять его структуру.

Создать итоговый запрос. Итоговый запрос вычисляет промежуточные итоги для групп записей, а строка итогов - общие итоги для одного или нескольких столбцов (полей) данных. Например, если вы хотите вычислить промежуточную сумму всех продаж по городам или по кварталам, следует использовать итоговый запрос для группировки записей по нужной категории, а затем просуммировать все объемы продаж.

Создать перекрестный запрос. Перекрестный запрос - это особый тип запросов, отображающий результаты в сетке, напоминающей лист Excel. Перекрестные запросы суммируют значения и затем группируют их по двум наборам фактов - вдоль боковой стороны (заголовки строк) и в верхней части (заголовки столбцов). Например, вы можете использовать перекрестный запрос для отображения итоговых значений продаж для каждого города за последние три года, как показано в таблице:

Примечание: Ниже в разделах этой статьи подробно описано применение функции Sum , однако следует помнить, что вы можете использовать другие агрегатные функции в строках итогов и запросах. Дополнительные сведения об использовании других агрегатных функций см. ниже в разделе .

Дополнительные сведения о способах использования других агрегатных функций см. в разделе .

В следующих разделах описано, как добавить строку итогов, использовать итоговый запрос для суммирования данных и перекрестный запрос, вычисляющий промежуточные итоги по группам и интервалам времени. Помните, что многие агрегатные функции работают только с данными в полях, имеющих определенный тип данных. Например, функция SUM работает только с типами данных "Число", "Действительное" и "Денежный". Дополнительные сведения о типах данных, требуемых для каждой функции, см. ниже в разделе .

Общие сведения о типах данных см. в статье Изменение типа данных для поля .

Подготовка примера данных

В инструкциях этой статьи приводятся таблицы с примерами данных. Они помогают понять, как работают агрегатные функции. Вы можете добавить примеры таблиц в новую или существующую базу данных.

Сделать это в Access можно несколькими способами. Вы можете ввести данные вручную, скопировать каждую таблицу в редактор электронных таблиц (такой как Excel) и импортировать листы в Access или же вставить данные в текстовый редактор, например Блокнот, и импортировать их из созданных текстовых файлов.

В пошаговых инструкциях этого раздела объясняется, как вводить данные вручную на пустой лист, а также как копировать примеры таблиц в редактор электронных таблиц и затем импортировать их в Access. Дополнительные сведения о создании и импорте текстовых данных см. в статье Импорт данных или связывание с данными текстового файла .

В пошаговых инструкциях в этой статье используются приведенные ниже таблицы. Создайте пример данных на их основе:

Таблицы "Товары"

Таблица Заказы

Таблица Сведения о заказах

Примечание: Помните, что в типичной базе данных таблица "Сведения о заказах" будет содержать только поле "Код товара" (без поля "Наименование товара"). В данном примере поле "Наименование товара" используется для упрощения восприятия данных.

Ввод примеров данных вручную

Если вы не хотите вводить данные вручную, можно выполнить указанные ниже действия для копирования информации в файл электронной таблицы, а затем импортировать данные из него в Access.

Создание листов с примерами данных

Запустите редактор электронных таблиц и создайте пустой файл. Если вы используете Excel, по умолчанию создается пустая книга.

Скопируйте первый пример таблицы и вставьте его на первый лист, начиная с первой ячейки.

Присвойте листу имя с помощью функций редактора электронных таблиц. Оно должно совпадать с именем примера таблицы. Например, если пример называется Категории , присвойте листу это же имя.

Повторяйте шаги 2 и 3, чтобы скопировать каждый пример таблицы на пустой лист и переименовать этот лист.

Примечание: К файлу электронной таблицы может понадобиться добавить листы. Сведения о том, как сделать это, см. в справке редактора электронных таблиц.

Сохраните книгу в нужной папке на компьютере или в сети и переходите к следующей процедуре.

Создание таблиц базы данных на основе листов

На вкладке Внешние данные в группе Импорт щелкните Excel .

Нажмите кнопку Дополнительно , а затем выберите редактор электронных таблиц из списка.

Откроется диалоговое окно Внешние данные - лист <имя программы> .

Нажмите кнопку Обзор , откройте файл электронной таблицы, созданный на предыдущих этапах, и нажмите кнопку ОК .

Откроется окно мастера импорта электронных таблиц.

По умолчанию мастер выбирает первый лист в книге (в этом примере - лист Клиенты ), и данные из этого листа появляются в нижней части страницы мастера. Нажмите кнопку Далее .

На следующей странице мастера выберите Первая строка содержит названия столбцов , а затем нажмите кнопку Далее .

Если нужно, вы можете изменить имена полей и типы данных или пропустить некоторые поля, воспользовавшись текстовыми полями и списками в группе Параметры поля . В противном случае нажмите кнопку Далее .

Оставьте параметр автоматически создать ключ выбранным и нажмите кнопку Далее .

По умолчанию Access использует имя листа для новой таблицы. Оставьте это имя или введите другое, а затем нажмите кнопку Готово .

Повторите шаги с 1 по 7 для каждого листа книги Excel, чтобы создать для него таблицу.

Переименование полей первичного ключа

Примечание: При импорте листов Access автоматически добавляет в каждую таблицу столбец первичного ключа и по умолчанию присваивает ему имя "Код" и тип данных "Счетчик". В этом разделе даны инструкции по переименованию полей первичного ключа. Это позволяет четко определить все поля в запросе.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши каждую таблицу, созданную на предыдущем шаге, и выберите команду Конструктор .

Для каждой таблицы найдите поле первичного ключа. По умолчанию Access присваивает каждому полю имя Код .

В столбце Имя поля каждого поля первичного ключа добавьте имя таблицы.

Например, вы должны переименовать поле ID таблицы Categories на "код категории", а поле для таблицы Orders - на "код заказа". В таблице "сведения о заказе" переименуйте поле на "Detail ID". В таблице Products (продукты) переименуйте поле на "код продукта".

Сохраните изменения.

Суммирования данных с помощью строки итогов

Чтобы добавить в запрос строку итогов, откройте его в режиме таблицы, добавьте строку, а затем выберите нужную агрегатную функцию, например Sum , Min , Max или Avg . В этом разделе объясняется, как создать простой запрос на выборку и добавить строку итогов. Не обязательно использовать примеры таблиц, представленные в предыдущем разделе.

Создание простого запроса на выборку

Добавление строки итогов

Убедитесь в том, что запрос открыт в режиме таблицы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Режим таблицы .

Дважды щелкните запрос в области навигации. Запрос будет выполнен, а его результаты будут загружены в таблицу.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги .

В таблице появится новая строка Итог .

В строке Итог щелкните ячейку в поле, по которому вы хотите вычислить сумму, и выберите в списке функцию Sum .

Скрытие строки итогов

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги .

Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в разделе Отображение итогов по столбцу в таблице .

Вычисление общих итогов с помощью запроса

Общие итоги - это сумма по всем значениям столбца. Можно вычислять нескольких типов общих итогов, включая:

Простой общий итог, суммирующий значения одного столбца. Например, можно вычислить общую стоимость доставки.

Вычисляемый общий итог, суммирующий значения нескольких столбцов. Например, можно вычислить суммы продаж путем умножения цены нескольких товаров на число заказанных товаров, а затем просуммировав результирующие значения.

Общий итог за исключением нескольких записей. Например, можно вычислить сумму продаж только по последней пятнице.

В следующих разделах описано, как вычислить каждый из типов общих итогов. В инструкциях используются таблицы "Заказы" и "Сведения о заказах".

Таблица "Заказы"

Таблица "Сведения о заказах"

Вычисление простого общего итога

Вычисление общего итога за исключением нескольких записей

Вычисление итогов по группе с помощью итогового запроса

В этом разделе описано, как создать итоговый запрос для вычисления промежуточных итогов по группам данных. Помните, что по умолчанию итоговый запрос может включать только поле или поля, содержащие данные, по которым выполняется группировка, например поле "Категории", а также поля со значениями, которые вы хотите просуммировать, например поле "Продажи". Итоговые запросы не могут включать другие поля, описывающие значения внутри категории. Если вы хотите отобразить эти описательные данные, создайте второй запрос на выборку, объединяющий поля из итогового запроса с полями, содержащими дополнительные данные.

В этом разделе описано, как создавать итоговые запросы и запросы на выборку, если требуется определить объем продаж для каждого товара. В качестве примера используются следующие таблицы:

Таблицы "Товары"

Таблица "Сведения о заказах"

Следующие действия также предполагают наличие отношения "один-ко-многим" между полями "Код товара" в таблицах "Заказы" и "Сведения о заказах" с таблицей "Заказы" на стороне "один" данного отношения.

Создание итогового запроса

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите нужные таблицы, нажмите кнопку Добавить , а после добавления таблиц нажмите кнопку Закрыть .

Дважды щелкните каждую из нужных таблиц, а затем нажмите кнопку Закрыть . Таблица появится в виде окна в верхней части конструктора запросов.

При использовании примеров таблиц, указанных выше, добавьте таблицы "Товары" и "Сведения о заказах".

Дважды щелкните поля таблицы, которые вы хотите использовать в запросе.

Как правило, в запрос добавляется только поле группы и поле значения. Однако вместо поля значения можно использовать вычисление, а далее пошагово объяснить, как это сделать.

1. Создайте столбец, вычисляющий объемы продаж для каждой транзакции, введя во второй столбец бланка запроса следующее выражение:

   Общее значение продаж: (1-[Сведения о заказах].[Скидка]/100)*([Сведения о заказах].[Цена за единицу]*[Сведения о заказах].[Количество])

   Убедитесь, что поля, на которые ссылается выражение, имеют типы данных "Число" или "Денежный". Если оно ссылается на поля с другими типами данных, то при попытке переключения в режим таблицы появится сообщение об ошибке Несоответствие типов данных в выражении условия отбора .

   На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть нажмите кнопку Итоги .

   В бланке появится строка Итог , в первом и втором столбцах которой будет указано Группировка .

   Во втором столбце измените значение в строке Итог строки на Sum . Функция Sum суммирует отдельные показатели продаж.

   Выполнить .

   Оставьте запрос открытым, чтобы использовать его в следующем разделе.

   Использование условий в итоговом запросе

   Запрос, созданный в предыдущем разделе, включает все записи в базовых таблицах. Он не исключает никакие заказы при вычислении итогов и отображает итоги для всех категорий.

   Если вам нужно исключить некоторые записи, можно добавить условия в запрос. Например, вы можете пропустить транзакции с суммой менее 100 ₽ или вычислить итоги только по некоторым категориям товаров. В этом разделе описано использование трех типов условий:

   Условия, игнорирующие некоторые группы при вычислении итогов. Например, можно вычислить итоги только для категорий товаров "Видеоигры", "Картины и рамы" и "Спортивное снаряжение".

   Условия, скрывающие некоторые итоговые значения после их вычисления. Например, можно отобразить только итоговые значения свыше 150 000 ₽.

   Условия, исключающие некоторые записи при вычислении итогового значения. Например, можно исключить отдельные транзакции, в которых значение (Цена за единицу * Количество) меньше 100 ₽.

   На примере следующих действий объясняется, как добавить условия одно за другим и как это повлияет на результаты запроса.

   Добавление условий в запрос

   Откройте запрос из предыдущего раздела в Конструкторе. Для этого щелкните правой кнопкой мыши вкладку документа для запроса и выберите команду Конструктор .

   Щелкните правой кнопкой мыши запрос в области навигации и выберите Конструктор .

   В строке Условия отбора столбца "Код категории" введите =Куклы Or Спортивное снаряжение or Картины и рамы .

   Чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы, нажмите кнопку Выполнить .

   Вернитесь в Конструктор и в строке Условия отбора столбца "Общее значение продаж" введите >100 .

   Выполните запрос, чтобы просмотреть результаты, а затем переключитесь в Конструктор.

   Теперь добавьте условия для исключения отдельных транзакций, сумма которых меньше 100 ₽. Для этого необходимо добавить еще один столбец.

   Примечание: Невозможно указать третье условие для столбца "Общее значение продаж". Любое условие, указанное для этого столбца, будет применено к итоговому значению, а не к отдельным значениям.

   Скопируйте выражение из второго столбца в третий столбец.

   В строке Итог нового столбца выберите Условие , а в строке Условия отбора введите >20 .

   Выполните запрос, чтобы просмотреть результаты, а затем сохраните его.

   Примечание: При следующем открытии запроса в Конструкторе можно заметить небольшие изменения в бланке. Во втором столбце выражение в строке Поле будет заключено в функцию Sum , а в строке Итоги будет указано Выражение вместо функции Sum .

   Общее значение продаж: Sum((1-[Сведения о заказах].Скидка/100)*([Сведения о заказах].Цена*[ Сведения о заказах].Количество))

   Будет также отображен четвертый столбец. Этот столбец - копия второго столбца, но условия, заданные во втором столбце, на самом деле отображаются как часть нового столбца.

Суммирование данных из нескольких групп с помощью перекрестного запроса

Перекрестный запрос - это особый тип запросов, отображающий результаты в сетке, напоминающей лист Excel. Перекрестные запросы суммируют значения и затем группируют их по двум наборам фактов - один набор вдоль боковой стороны (заголовки строк) и второй набор вдоль верхней части (заголовки столбцов). На рисунке показана часть набора результатов для примера перекрестного запроса.

Помните, что перекрестный запрос не всегда заполняет все поля в наборе результатов, потому что таблицы, используемые в запросе, не всегда содержат значения для всех возможных точек данных.

При создании перекрестного запроса обычно включаются данные из нескольких таблиц, и всегда включаются три типа данных: данные, используемые в качестве заголовков строк, данные, используемые в качестве заголовков столбцов и значения, которые вы хотите просуммировать или с которыми необходимо произвести другие вычисления.

Инструкции в данном разделе предполагают использование следующих примеров таблиц:

Таблица "Заказы"

Таблица "Сведения о заказах"

Ниже объясняется, как создавать перекрестный запрос, группирующий итоги продаж по городам. Запрос использует два выражения для возврата форматированной даты и общего объема продаж.

Создание перекрестного запроса

На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов .

В диалоговом окне Отображение таблиц дважды щелкните таблицы, которые вы хотите использовать в запросе, а затем нажмите кнопку Закрыть .

Таблица появится в виде окна в верхней части конструктора запросов.

При использовании примеров таблиц дважды щелкните таблицы "Заказы" и "Сведения о заказах".

Дважды щелкните поля, которые вы хотите использовать в запросе.

Каждое имя поля появится в пустой ячейке в строке Поле на бланке.

При использовании примеров таблиц добавьте поля "Город назначения" и "Дата отгрузки" из таблицы "Заказы".

В следующую пустую ячейку строки Поле скопируйте и вставьте или введите следующее выражение: Итоги продаж: Sum(CCur([Сведения о заказах].[Цена за едницу]*[Количество]*(1-[Скидка])/100)*100)

На вкладке Конструктор в группе Тип запроса щелкните элемент Перекрестная таблица .

В бланке запроса будут отображены строки Итог и Перекрестный .

Щелкните ячейку в строке Итог в поле "Город назначения" и выберите Группировка . Выполните те же действия для поля "Дата отгрузки". Измените значение в ячейке Итоги поля "Итоги продаж" на Выражение .

В строке Перекрестный присвойте ячейке в поле "Город назначения" значение Заголовки строк , полю "Дата отгрузки" - значение Заголовки столбцов , а полю "Итоги продаж" - Значение .

На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .

Результаты запроса будут отображены в режиме таблицы.

Справочные сведения об агрегатных функциях

В следующей таблице перечислены и отписаны агрегатные функции Access, которые можно использовать в строке итогов и в запросах. Помните, что в Access предусмотрено больше агрегатных функций для запросов, чем для строки итогов. Кроме того, при работе с проектом Access (внешней базой данных Access, которая подключается к базе данных Microsoft SQL Server) можно использовать расширенный набор агрегатных функций, предоставляемый SQL Server. Дополнительные сведения о них см. в электронной документации Microsoft SQL Server.